Belangenconflicten bij bestuurders

Het is onvermijdelijk dat tussen de belangen van de bestuurder en deze van de vennootschap waarin hij of zij een mandaat waarneemt, op een bepaald moment een conflict ontstaat (of kan ontstaan). Denk maar aan de situatie waarin de vennootschap een pand huurt van een bestuurder, of een activabestanddeel aan hem wordt verkocht, of een dienstverleningsovereenkomst wordt gesloten met de managementvennootschap van deze bestuurder, … Op dat ogenblik beslist de bestuurder (mee) over een handeling of verrichting die hem een persoonlijk voordeel kan opleveren.

De wetgever gaat er van uit dat in dergelijke situaties de kans op misbruik groot is, en legt aldus een bijzondere procedure op die tot doel heeft de andere leden van de Raad van Bestuur of het College van Zaakvoerders te informeren (of bij gebreke daarvan, de vennoten) opdat zij met kennis van zaken kunnen beraadslagen. Het gaat met name over een preventieve maatregel die een eerlijke en evenwichtige belangenafweging beoogt.

De algemene procedure is van toepassing in zowel de NV als de BVBA waar een College van Zaakvoerders beslist. Is er slechts één zaakvoerder, of meerdere zaakvoerders die alleen kunnen beslissen, dan zijn andere regels van toepassing (infra). Er zijn ook specifieke procedures voorzien voor groepen van vennootschappen en voor vennootschappen die een openbaar beroep op het spaarwezen hebben gedaan, maar daar wordt in deze bijdrage niet verder op in gegaan.

NAAMLOZE VENNOOTSCHAP

Indien een bestuurder[1], rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de Raad van Bestuur, moet hij dit mededelen aan de andere bestuurders vóór de Raad van Bestuur een besluit neemt. Zijn verklaring, alsook de rechtvaardigingsgronden betreffende voornoemd strijdig belang moeten worden opgenomen in de notulen van de Raad van Bestuur die de beslissing moet nemen (art. 523, §1 W.Venn.)[2]. In deze notulen moet dus duidelijk vermeld worden over welke beslissing of verrichting het gaat, en welke vermogensrechtelijke gevolgen die kan hebben. Deze notulen dienen in hun geheel te worden aangehecht of overgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur.

Toepassingsgebied

Het moet gaan over een strijdig belang van vermogensrechtelijke aard. Zo worden louter morele of affectieve belangenconflicten uitgesloten. De beslissing of verrichting moet met name een positieve of negatieve invloed kunnen uitoefenen op het persoonlijk vermogen van de bestuurder, bijvoorbeeld door een lening van de vennootschap aan de bestuurder tegen een niet-marktconforme rentevoet. Of minder voor de hand liggend, een persoonlijke borgstelling door de bestuurder ten voordele van de vennootschap. De bestuurder stelt zich borg omwille van een parallel belang, maar bij uitwinning komen vennootschap en bestuurder weldegelijk tegenover elkaar te staan omdat elke partij er dan alle belang bij heeft dat de andere eerst wordt uitgewonnen.

Bovendien gaat het zowel over rechtstreekse als onrechtstreekse belangenconflicten. Het laatste zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer vennootschap 1, waarvan X bestuurder is, een overeenkomst sluit met vennootschap 2 waarvan X meerderheidsaandeelhouder is of waarin X een bezoldigd mandaat uitoefent. Of de verkoop van activa aan de echtgenote van de bestuurder van de vennootschap.

Ook moet de beslissing de bestuurder een voordeel van een zekere omvang kunnen verschaffen. Deze voorwaarde is niet in de wet voorzien. De rechtsleer stelt evenwel dat de omvang van het voordeel voor de bestuurder voldoende significant moet zijn opdat die zijn stemgedrag tijdens de Raad van Bestuur ook werkelijk zou kunnen beïnvloeden. Dit vereist een beoordeling in concreto.

Tenslotte vindt het conflict haar oorsprong in een beslissing of verrichting die tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur behoort. Bijgevolg kan worden gesteld dat de uitvoering van een beslissing die (door de wet) is voorbehouden aan de Algemene Vergadering, niet aan deze procedure onderhevig is. Denk bijvoorbeeld aan de (de hoogte van de) bezoldiging van de bestuurder. Evenmin geldt deze procedure voor adviezen die de Raad van Bestuur zou formuleren, of de handelingen die zij zou stellen ter voorbereiding van een beslissing van de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur moet dus het finale beslissingsrecht zijn voorbehouden.

Uitzonderingen

De belangenconflictregeling moet in twee gevallen niet worden gevolgd (§3):

• wanneer de beslissingen of verrichtingen die tot de bevoegdheid behoren van de Raad van Bestuur, betrekking hebben op beslissingen of verrichtingen die tot stand zijn gekomen tussen vennootschappen waarvan de ene rechtstreeks of onrechtstreeks ten minste 95 % bezit van de stemmen verbonden aan het geheel van de door de andere uitgegeven effecten, dan wel tussen vennootschappen waarvan ten minste 95 % van de stemmen verbonden aan het geheel van de door elk van hen uitgegeven effecten in het bezit zijn van een andere vennootschap;

• wanneer de beslissingen van de Raad van Bestuur betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen. Het gaat met name over handelingen die de vennootschap als courante activiteit heeft. Zo zal de verkoop van een huis van een immobiliënkantoor aan één van haar bestuurders geen potentieel belangenconflict opwerpen, zolang de overeenkomst tussen dat kantoor en haar bestuurder marktconform is. Verkoopt een holding daarentegen haar enigste onroerend aan één van haar bestuurders, dan zal de belangenconflictregeling wel gevolgd moeten worden. Het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de managementvennootschap van een bestuurder kan zo evenmin als een gebruikelijke courante verrichting worden beschouwd. Géén enkele vennootschap doet dit vaste basis als 'dagelijkse' activiteit.

Sancties bij niet-naleving

Wordt de belangenconflictregeling niet nageleefd, dan kan de vennootschap (en niet haar aandeelhouders) de nietigheid vorderen van de omstreden beslissingen of verrichtingen, tenminste als de wederpartij van die overtreding op de hoogte was of had moeten zijn (§2). Om te kunnen overgaan tot deze nietigheidsvordering, dient de vennootschap geen schade aan te tonen. Maar het dient gezegd dat uit de rechtspraak blijkt dat de schending van het eerste lid van art. 523 W.Venn. niet steeds de nietigheid van de beslissing verantwoordt.

Bovendien brengen de bestuurders (en leden van het directiecomité) hun algemene bestuurdersaansprakelijkheid in het gedrang. Zij zijn immers, hetzij jegens de vennootschap, hetzij jegens derden, hoofdelijk aansprakelijk zijn voor alle schade die het gevolg is van een overtreding van de bepalingen van het wetboek van vennootschappen of van de statuten van de vennootschap. Zij worden slechts van hun aansprakelijkheid ontheven wanneer zij aan de beslissing geen deel hadden en hen geen schuld kan worden verweten, of zij die overtredingen, naargelang van het geval, hebben aangeklaagd op de eerste algemene vergadering of op de eerstkomende zitting van de Raad van Bestuur nadat zij er kennis van hebben gekregen (art. 528 W.Venn.). Er bestaat bijgevolg een vermoeden van aansprakelijkheid, enkel weerlegbaar met het drievoudig cumulatief tegenbewijs (geen deel aan de beslissing, geen schuld en spoedige melding).

Artikel 529 W.Venn. voorziet bovendien een bovendien een specifieke aansprakelijkheidssanctie: bestuurders (en leden van het directiecomité) zijn persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de schade geleden door de vennootschap of door derden ten gevolge van beslissingen of verrichtingen die hebben plaatsgevonden overeenkomstig artikel 523, indien die beslissing of verrichting aan hen of aan een van hen een onrechtmatig financieel voordeel heeft bezorgd ten nadele van de vennootschap. Hier dient dus weldegelijk een voordeel voor de bestuurder en een nadeel voor de vennootschap te worden bewezen, waarbij een duidelijk onevenwicht moet kunnen worden vastgelegd.

BESLOTEN VENNOOTSCHAP MET BEPERKTE AANSPRAKELIJKHEID

In de BVBA wordt het bestuur toevertrouwd aan één of meer zaakvoerders, die ofwel collegiaal ofwel individueel beslissingen nemen. Beslissen de zaakvoerders als college, dan dient de belangenconflictregeling zoals hiervoor uiteengezet, te worden gevolgd (art. 259 W.Venn.). Kan een zaakvoerder evenwel alleen beslissingen nemen, dan liggen de kaarten anders: in dat geval dient de zaakvoerder de vennoten in kennis te stellen[3], en kan de beslissing slechts worden genomen of de verrichting enkel worden gedaan door een lasthebber ad hoc (art. 260 W.Venn.).

Tenslotte bestaat een derde hypothese in de BVBA: de zaakvoerder is eveneens enige vennoot, een nogal veelvoorkomende situatie in het Vlaams ondernemerslandschap. Komt de zaakvoerder-vennoot voor een tegenstijdigheid van belangen te staan, dan dient hij hierover bijzonder verslag uit te brengen in een stuk dat tegelijk met de jaarrekening moet worden neergelegd. Ook de tussen hem en de vennootschap gesloten overeenkomsten worden hierin opgenomen. Dit is evenwel niet vereist voor het geval waarin de verrichtingen courant zijn en onder normale marktomstandigheden plaatsvinden (art. 261 W.Venn.). De zaakvoerder kan de beslissing dus nemen zonder voorafgaandelijke meldingsplicht, maar in geval hij of zij een voordeel onrechtmatig zou verkrijgen ten koste van de vennootschap, dan is hij of zij wel gehouden tot vergoeding van de schade.

CONCLUSIE

De definiëring van de term ‘belangenconflict’ is eerder ruim, en de gevolgen bij miskenning van de procedure significant. Bij twijfel dient het aangeraden de procedure zekerheidshalve te volgen en zo enige aansprakelijkheid te vermijden.

[1] Deze regels gelden evenzeer voor de leden van het directiecomité (art. 524ter W.Venn.) en binnen het college van vereffenaars (art. 191 W.Venn.), alsook – volgens de meerderheidsopvatting binnen de rechtsleer - voor de vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon-bestuurder. Dagelijks bestuurders anderzijds vallen buiten het toepassingsgebied van deze regels, maar moeten wel het vennootschapsbelang in acht houden omdat zij als lasthebber van de vennootschap optreden. Een bestuurder in feite, niet in rechte, moet artikel 523 evenmin naleven (maar kan bij een belangenconflict wel zijn aansprakelijkheid in het gedrang brengen).

[2] Ingeval de vennootschap een of meer commissarissen heeft benoemd, moet de betrokken bestuurder tevens die commissarissen van het strijdig belang op de hoogte brengen. De commissarissen dienen dan in hun verslag omtrent de jaarrekening een afzonderlijke omschrijving op te nemen van de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap van de besluiten van de Raad van Bestuur, ten aanzien waarvan het strijdig belang bestaat.

[3] Het is uiteraard aangeraden dit schriftelijk te doen, en bewijs van kennisneming bij te houden (bv. d.m.v. aangetekend schrijven of het laten aftekenen van een gewone brief ter kennisname).